Así nació WooCalen: la historia de una reunión que nunca sucedió

Durante mucho tiempo trabajamos como todo el mundo: mandábamos un link, la otra persona elegía un horario, y la reunión quedaba agendada. Magia. Adiós a los mails de "¿te viene bien el martes?" "no, mejor el jueves" "uy, el jueves ya no puedo".

La herramienta que usábamos hacía bien esa parte. El problema apareció después.

El problema: la reunión que nadie recordaba

Nosotros vendemos hablando con la gente. Una reunión de venta agendada es, literalmente, nuestro pipeline. Y muchas de esas reuniones se sacan con anticipación: alguien te encuentra un martes y agenda para dentro de dos semanas porque antes no tiene un hueco.

Dos semanas es mucho tiempo. Pasan cosas. Se olvida.

La herramienta mandaba el mail de confirmación en el momento de reservar… y listo. Nunca más. Nadie recibía un recordatorio antes de la reunión. Ni el invitado ni nosotros.

El resultado lo vivimos varias veces: llegaba la hora, entrábamos a la sala, esperábamos diez minutos, y del otro lado no aparecía nadie. No porque la persona no tuviera interés —casi siempre era exactamente lo contrario— sino porque simplemente se le había pasado.

Cada una de esas reuniones caídas era una venta que no pasaba, o que se posponía un mes hasta que volvíamos a coordinar. Un mail. Un solo mail una hora antes lo hubiera evitado.

Pedimos la función. Buscamos alternativas. Todas tenían recordatorios… en el plan pago, atados a un montón de cosas que no necesitábamos, y con un precio por usuario que no cerraba para lo que queríamos hacer.

Así que hicimos lo que hacemos siempre cuando algo nos molesta lo suficiente: lo construimos nosotros.

Así nació WooCalen

WooCalen es nuestra plataforma de agendamiento. La hicimos para nosotros primero, resolviendo el problema concreto que nos estaba costando plata, y después la abrimos para que la use cualquiera.

La regla que nos pusimos fue simple: lo que evita que una reunión se caiga no puede estar detrás de un paywall. Los recordatorios por mail son gratis, para todos, siempre.

Qué incluye la cuenta gratuita

• Conexión con Google Calendar. WooCalen lee tu calendario y sólo ofrece los horarios en los que estás realmente libre. Cuando alguien reserva, el evento se crea en tu calendario automáticamente.
• Tipos de evento ilimitados. "Demo 30 min", "Café virtual 15 min", "Reunión larga 1 hora": cada uno con su duración, su descripción y su propio link público.
• Reglas de disponibilidad reales. Definís qué días y en qué horarios atendés, cuánto tiempo de colchón querés entre reuniones y con cuánta anticipación mínima te pueden agendar. Nadie te mete una reunión para dentro de diez minutos.
• Manejo de zonas horarias. El invitado ve los horarios en su zona horaria, vos los definís en la tuya. Sin cuentas mentales, sin reuniones a las 4 de la mañana.
• Anti doble reserva. Cuando alguien toma un horario, ese horario desaparece para todos los demás en el acto.
• Mail de confirmación para el invitado y para vos, con el link de la reunión y todos los datos.
• Recordatorio automático por mail una hora antes, al invitado y al organizador. Este es el que nos faltaba. Este es el motivo por el que existe WooCalen.
• Cancelación y reprogramación con un link seguro, sin necesidad de crear una cuenta.
• Teléfono del invitado como dato opcional al reservar, para cuando querés poder llamar.
• Panel de reuniones: todo lo agendado, lo pasado y lo cancelado en un solo lugar.

Y tu landing, que es tuya

Cuando te registrás, WooCalen te arma automáticamente una página pública con tu nombre, tu foto y todos tus tipos de evento. Es el link que compartís: en tu firma de mail, en tu bio de Instagram, en tu propuesta comercial.

Pero no es una página genérica igual a la de todo el mundo. Desde el editor "Mi landing" podés personalizarla: cambiar los colores, ajustar el encabezado, escribir tu propia presentación, subir tu imagen y elegir qué tipos de evento se muestran y en qué orden. Todo con vista previa en vivo, viendo el resultado mientras lo editás.

Es tu cara frente al cliente. Tiene que parecerse a vos, no a nosotros.

Qué viene después

WooCalen está vivo y lo seguimos construyendo. Esto es lo que ya está en el horno para el plan Pro:

1. Recordatorios por WhatsApp. El mail funciona, pero WhatsApp se lee. Un mensaje una hora antes, directo al teléfono, con el link de la reunión.
2. Landing sin marca WooCalen. Sacás nuestro logo del pie de tu página y queda 100% tuya. Ideal si la usás como parte de tu propuesta comercial.
3. Tu propio subdominio. En lugar de woocalen.com/tu-nombre, algo como citas.tuempresa.com. Tu marca de punta a punta.

Y estas son las tres que ya sabemos que queremos sumar:

4. Cobrar la reunión por adelantado. Conectás Mercado Pago o Stripe y el invitado paga (o deja una seña) antes de que se confirme el horario. Para consultorías, sesiones y clases: es la forma más efectiva que existe de bajar el ausentismo a casi cero.
5. Reuniones de equipo con round-robin. Un solo link para todo tu equipo de ventas, y WooCalen reparte las reuniones entre quienes estén disponibles. También el caso inverso: reuniones que necesitan que dos o tres personas estén libres al mismo tiempo.
6. Métricas de conversión. Cuánta gente entró a tu landing, cuánta agendó, cuánta canceló y cuánta no se presentó. Saber por dónde se te escapan las reuniones es el primer paso para dejar de perderlas.

En resumen

WooCalen nació de una frustración muy concreta y muy cara: reuniones de venta que se caían por un recordatorio que nunca llegaba. Lo arreglamos para nosotros y lo dejamos gratis para todos, porque nos parece que es lo mínimo que una herramienta de agendamiento debería hacer.

Si alguna vez esperaste diez minutos en una sala vacía, ya sabés de qué estamos hablando.

Probalo gratis en woocalen.com.